通常说的文件，一般指的是公文，《党政机关公文处理工作条例》规定的公文种类主要有决议、决定、命(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要15个种类。文件是公文处理的专用术语，是指机关单位根据自己的职责范围制发的具有法定效力并设有特定版头的公文，文件需要般按照《党政机关公文格式》(GB/T97042012)要求进行制发，有严格的样式模板。
《归档文件整理规则》对“归档文件”是这么定义的，归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料。因此，“归档文件”即“档案”，而归档文件包括文件和材料。“材料”可以理解为，除正式公文外其他需要归档的内容，也就是通常所说的“白头文件”。
如何判断文件材料是否需要归档？
“归档”字面理解，即归为档案。
1.比对《文件材料归档范围和不归档范围》
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号）规定，各机关应结合本机关职能和各部门工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。目前，国家档案局正在推行的“三合一制度”，其主要目的就是让各单位制定、修缮其自身的档案归档范围和保管期限表，更好的做好档案的收集和管理工作。
在制定的《文件材料归档范围》中有明确的规定，即哪些需要归档，哪些不需要归档。依照此范围，剔除不应归档的文件材料，剩下的就是本单位应归档的文件材料，必须进行归档。
机关文件材料归档范围是：
①反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。
②机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益方面具有凭证价值的文件材料。
③本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。
④其他对本机关具有查考价值的文件材料。
机关文件材料不归档范围是：
①上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；
②本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；
③同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；
④下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
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2.判断是否“归档”应注意的几个问题
（1）以文件材料为主，不是“有收必归”。
如收到的简报、书刊、文件汇编等，属于经验交流、介绍情况、供工作参考的，不反映本机关工作活动内容的，应作为资料保存，不属于归档文件的范围。
（2）以文件材料价值为主，不是“有文必档”。
确实没有查考利用价值的文件材料，一定要剔除，不归档。
（3）归与不归，不能只看有无红字版头和文号。
本机关的会议记录、花名册、规章制度、工作计划、总结虽无红字版头、文号，但是必须归档；内容为联系一般行政事务、购买小规模物品的文件，虽有红字班头、文号，也不一定归档。
（4）以本机关为主，不是“外机关都不要”。
外机关发来的文件，反映本机关的主要职能活动，有相关联系的，也需要归档。
（5）要注意宏观文件，也要注意微观文件材料。
宏观文件材料是指全面性的方针政策性文件材料，微观文件材料是指反映具体情况和问题的文件材料。
文章来源：“兰台驿站”微信公众号